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12月 5 2016

知点丨麦肯锡时间管理工具大全,绝对值得学习!(经典版)


请先自测:

用最简单的办法测试你是否能掌握时间,如下问题只需回答“Yes”Or“No”。

1.你通常工作很长时间吗?

2.你通常把工作带回家吗?

3.你感到很少花时间去做你想做的事吗?

4.如果你没有完成你所希望做的工作,你是否有负罪感?

5.即使没有出现严重问题或危机,你也经常感到工作有很多压力?

6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件?

7.你时常在做重要工作时被打断吗?

8.你在办公室用餐吗?

9.在上个月里,你是否忘记一些重要的约会?

10.你时常把工作拖到最后一分钟,然后很努力地去做完它们?

11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗?

12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗?

13.当你长休了一段时间,你是否有负罪感?

14.你常无暇阅读与工作有关的书籍?

15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事?

16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来?

✎你有几个Yes呢?

12-16个“yes”:救命!你在时间管理上需改进!

8-12个“yes”:当心!你需要重新审视你的时间行动指南

4-8个“yes”:可以!方向正确,但需要提高冲劲!

0-4个“yes”:恭喜!请坚持并保留你的方法

1来自麦肯锡的7条建议简单,但不容易做到

1)个个击破,不要同时处理多项任务,实验表明同时处理多项任务反而需要多花30%的时间,失误率则增加1倍。

2)不断接触新信息反而会抑制创造性。

3)自制:集中精力、过滤信息、适当休息。

4)找到你的“独处时间”。

5)不回复抄送邮件。

6)打电话胜过邮件。

7)放弃凡事都须事必躬亲的幻想。

2麦肯锡30秒电梯理论凡事请归纳在3条以内

麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果呢?”

由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备,也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要客户。

从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。

麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。

3时间管理法则10条麦肯锡真相

1)分清事情的轻重缓急。不是说很急的事情我们就一定马上去做,我们要抓住最重要的事情。这样,我们才不会因为众多的琐事而把自己的目标搁在一旁,最终造成浪费时间的局面。这是时间管理当中最重要的一点,我们首先应该把它做到位。

2)尽力将琐事集中起来。根据著名的80/20法则,许多人往往将大部分的精力用在了那些占多数(约80%)但无用的事情上。高效人士则总能将精力集中在少数(20%)但最重要的事情上。我们应好好地利用这个法则,它也叫帕累托原则。

3)注重效果。有些人做事的效率的确很高,但到要做完时却发现搞错了方向,导致做了许多无用功。我们一定要以目标为导向,注重实际效果,同时再结合高效率的行动就能收到事半功倍的效果。

4)高效行动。高效率的行动是节约时间的有利武器,做事如果拖拖拉拉,一天给你26个小时你一样会嫌少。现代社会的工作节奏越来越快,高效率做事已经成为成功人士的象征之一。

5)灵活、机动,能控制突发事件。突发事件的发生,谁也不能避免,但如果你没有做好准备和对策,它可能要耗费你大量的时间。因此灵活、机动的做事也就显得很重要了,当然在此同时我们应该多对突发事件做些研究,以便能更好地控制它。

6)不要盲目乐观,对小事也要有足够的重视。有些人总认为自己能力很出众,完成一个任务是很轻松的事情,但结果却恰恰相反,花了大量时间还没有做好。对时间的预算,我们当然不能一丝不差,但也不能相差太远,要是这样,你的全盘计划就肯定会被打乱。不要不重视小事,事情往往都是说起容易做起难的,要对即将处理的问题有充分的认识。

7)要有果断决策的能力。很多人之所以比别人落后,原因之一就是在决策的时候优柔寡断、犹豫不决!时机是不等人的,要是你没有及时做出决定及时抓住时机,过了这个村就没有这个店,事情变得更糟之时你要赶上往往就得付出加倍的努力。

8)做事之前要充分、精心准备。麦肯锡人要解决的问题通常都是很复杂的,但他们总是能取得令人满意的成绩,这和他们事前的精心准备是分不开的。正所谓:“知己知彼,百战不殆”,我们有了充分的准备,就能把要做之事的相关信息了解透彻,当然行动起来就会快捷得多。

9)善于团队合作。没有完美的个人,只有完美的团队。团队的力量可以弥补个人的缺陷,能使我们更快、更好地完成手中的任务。

10)善于授权。当你处在一定的领导位置的时候,你还是像做一个职员之时什么事都亲历亲为,那你只会累死还不会做出很好的成绩来。要学会将你手中的权利放下去了,相关的担子也就放下去了,这样你才能挑得起、走得动,否则你只会被压垮,既浪费时间还不能把事情作好。

4使用过程中的小贴士细节定成败!!

首要原则

请做正确的事情

“正确地做事”强调的是效率,其结果是让我们更快地朝目标迈进;“做正确的事”强调的则是效能,其结果是确保我们的工作是在坚实地朝着自己的目标迈进。换句话说,效率重视的是做一件工作的最好方法,效能则重视时间的最佳利用——这包括做或是不做某一项工作。麦肯锡卓越工作方法的最大秘诀就是,每一个麦肯锡人在开始工作前必须先确保自己是在“做正确的事”。

人们关注的重点往往都在于前者:效率和正确做事。但实际上,第一重要的却是效能而非效率,是做正确的事而非正确做事。

对企业的生存和发展而言,“做正确的事”是由企业战略来解决的,“正确地做事”则是执行问题。前者是进取创新的、主动的,而后者是保守的、被动接受的。

开始时

请怀有最终目标

意味着从一开始时你就知道自己的目的地在哪里,从一开始时你就知道自己现在在哪里。清楚为了达到这样的目的,哪些事是必须的,哪些事往往看起来必不可少,其实是无足轻重的,保证你迈出的每一步都是方向正确的。要求我们在工作中,时刻检查自己做得事情是否偏离了最终目标,是否为最终目标做出有意义贡献。千万不要忙忙碌碌、最后却发现自己是背道而驰。这样会让我们逐渐形成一种良好的工作方法,养成一种理性的判断规则和工作习惯,会呈现出与众不同的眼界。

有一个被广泛传播的事例。我们走进一片丛林,开始清除矮灌木。当我们费尽千辛万苦,好不容易清除完这一片灌木林,直起腰来,准备享受一下完成了一项艰苦工作后的乐趣时,却猛然发现,不是这块丛林,旁边还有一片丛林,那才是需要我们去清除的丛林!有多少人在工作中,就如同这些砍伐矮灌木的工人,常常只是埋头砍伐矮灌木,甚至没有意识到要砍的并非是那片丛林。

谁更重要?

请编排行事优先次序

我们总是不能静下心来去做最该做的事,或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽人们的惯常地习惯是按照事情的“缓急程度”决定行事的优先次序,而不是首先衡量事情的“重要程度”。

所谓“重要程度”,即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越是重要,它们越应获得优先处理;对实现目标越无意义的事情,愈不重要,它们愈应延后处理。简单地说,就是根据“我现在做的,是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。

事情的四个层次

(图片来自杰博老陆的博客)

1)重要而且紧迫的事情

这类事情是你最重要的事情,而且是当务之急。有的是实现你的事业和目标的关键环节,有的则和你的生活息息相关,它们比其他任何一件事情都值得优先去做。只有它们都得到合理高效地解决,你才有可能顺利地进行别的工作。

2)重要但不紧迫的事情

这种事情要求我们具有更多的主动性、积极性和自觉性。从一个人对这种事情处理的好坏,可以看出这个人对事业目标和进程的判断能力。因为我们生活中大多数真正重要的事情都不一定是紧急的。比如读几本有用的书、休闲娱乐、培养感情、节制饮食、锻炼身体。这些事情重要吗?当然,它们会影响我们的健康、事业还有家庭关系。但是它们急迫吗?不。所以很多时候这些事情我们都可以拖延下去,并且似乎可以一直拖延下去,直到我们后悔当初为什么没有重视,没有早点来着手重视解决它们。

3)紧迫但不重要的事情

有这样的事情吗?当然,而且随时随地会出现。本来你已经洗漱停当准备休息,好养足精神明天去图书馆看书时,忽然电话响起,你的朋友邀请你现在去泡吧聊天。你就是没有足够的勇气回绝他们,你不想让你的朋友们失望。然后,你去了,次日清晨回家后,你头晕脑涨,一个白天都昏昏沉沉的。你被别人的事情牵着走了,而你认为重要的事情却没有做,这或许会造成你很长时间都比较被动。

4)既不紧迫又不重要的事情

很多这样的事情会在我们的生活中出现,它们或许有一点价值,但如果我们毫无节制地沉溺于此,我们就是在浪费大量宝贵的时间。比如,我们吃完饭就坐下看电视,却常常不知道想看什么和后面要播什么。只是被动地接受电视发出的信息。往往在看完电视后觉得不如去读几本书,甚至不如去跑跑健身车,那么刚才我们所做的就是浪费时间。其实你要注意的话,很多时候我们花在电视上的时间都是被浪费掉了。

To Do

每天制作一个图表

每天总是忙碌而凌乱,有时候累得晕头转向,却又常常将一些重要的事遗忘?从现在开始,每天都制作一个图表吧!

图表所要表达的信息务必一目了然!

每天抽出几分钟,对当天的工作和图表的内容进行小结和回顾;

其次,图表会为我们节省大量的时间。制作表格的一个明显好处是可以排定事情的优先次序,可以明确一些事情究竟是应该做还是不应该做;

第三,图表还能调动我们的工作积极性。每天制一张图表,可以使你对自己的目标更清晰,当一天的工作结束时,检视当天的图表,可以发现哪些工作还没有完成,哪些工作还可以做得更好,从而使自己的积极性能够充分地发挥出来。

学会

从废纸篓开始

减少文件堆积的最有效工具之一,是个大废纸篓。从废纸篓中的文件多寡,可大致判断一个人利用时间的情形。另外,保存太多的记录是一种心理不安的症候。如果你真正需要某一份资料,你也许会在公司其他部门或某一个人的档案中找到;或者你打一个电话就可以解决问题;或者没有这项资料也过得去。1)立即处理2)阅读并保存3)阅读后丢弃4)文件档案

我们并不是说翔实的档案就毫无用处,但问题是它们是不是那样有用,是否值得我们花那么多时间和精力去汇集、整理、归档和保存。

杂乱无章

是一种坏习惯

工作无序,没有条理,在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找,这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。 

办公桌面是否整洁,是工作条理化的一个重要方面。建立一个较佳的工作秩序,增加单位时间的使用效率,合理组织工作。随意放置的凌乱的东西会随时吸引你的注意力。把最优先的待办件留在你的桌子上,目的是提醒你不要忽视它们。

(1)把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来,把立即需要办理的找出来,放在办公桌中央

(2)不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作

(3)一项工作做完后,一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐。

不要

妄想把整个海洋煮沸

记住:你不可能将整个海洋煮沸!个人的知识和能力是有限的,依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择,不要担心功劳被别人抢走。

请你:先摘好摘的果子

通俗地说,就是先从最容易、最有把握的地方做起。

我们在摘取了一定数量的好果子之后,心里自然会建立起一种信心,我一定能把目标实现,进而在以后的旅途中,能够抗得起命运的重担。这同时也是一个循序渐进的过程,我们这样由易到难地做事,自己心里对这个过程肯定会越来越熟悉,所以在困难越来越大时,我们能够沉着应付。

重要的少数

与琐碎的多数

这个原理是19世纪末20世纪初意大利经济学家兼社会学家维弗烈度·帕累托提出的。它的大意是:在任何特定群体中,重要的因素通常只占少数,而不重要的因素则占多数,因此只要能控制具有重要性的少数因素即能控制全局。

这个原理经过多年的演化,已变成当今管理学界所熟知的“80/20原理”——即80%的价值是来自20%的因素,其余的20%的价值则来自80%的因素。

“80/20原理”对工作的一个重要启示便是:避免将时间花在琐碎的多数问题上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。你应该将时间花于重要的少数问题上,因为解决这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。

最后

一次尽量解决一件事

许多人在工作中把自己搞得疲累不堪,而且效率低下,很大程度上就在于他们没有掌握这个简单的工作方法:“一次只能解决一件事。”他们总试图让自己具有高效率,而结果却往往适得其反。

《麦肯锡精英的思考习惯》

作者: [日]高杉尚孝   

出版社:中信出版社

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Written by yuefabo


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